Учет денежных средств и расчетов в Департаменте Народного Образования.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Работники организации могут получать из кассы наличные деньги по отчет на хозяйственные, представительские и командировочные расходы. Организация выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным указанным выше Письмом Центрального Банка Российской Федерации. Для получения денег под отчет работник подает заявление на имя руководителя организации, в котором указывает сумму и назначение аванса. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. При наличии задолженности по предыдущему авансу подотчетные суммы не выдаются. На заявление о выдаче аванса бухгалтер проставляет статью, на которую должен быть отнесен расход и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущему авансу. Подотчетные суммы расходуются только на те цели, на которые выдан аванс. Передача наличных денег, выданных под отчет одним лицом другому, не допускается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. К авансовому расчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки), подтверждающие правильность произведенных расходов. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают их в кассу организации (приложение 5).

Бухгалтерия проверяет правильность оформления первичных документов, законность осуществления расходов по их назначению, а также производит арифметическую проверку. Проверяя законность расходования подотчетных сумм, бухгалтер против каждой суммы проставляет дебетуемые счета и статьи расходов. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации. В случаях, если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию организации в установленный срок авансовый отчет или не возвратило неизрасходованные деньги, то руководитель удерживает эту задолженность из заработной платы подотчетного лица.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций (согласно Письма Минфина РФ от 13 августа 1999 года № 57н), действующие с 01 сентября 1999 года:

- оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки, при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 рублей в сутки;

- оплата суточных - 55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).